Cách trả lời thư bằng tiếng anh

     

Bạn buộc phải gửi cho quý khách hàng nước ngoại trừ một tài liệu đặc biệt nhưng lần khần viết email bằng giờ đồng hồ Anh chũm nào cho chuyên nghiệp? Bạn thao tác làm việc tại một doanh nghiệp đa tổ quốc và “tá hỏa” lúc được sếp giao nhiệm vụ viết email mời tổng thể nhân sự đi họp?

Nếu bạn đã có lần rơi vào không nhiều nhất 1 trong hai hoàn cảnh trên thì đừng bỏ qua nội dung bài viết này nhé. Hôm nay, tiencuongmobile.com.vn sẽ chia sẻ với chúng ta cách viết e-mail bằng giờ đồng hồ Anh thật chuyên nghiệp hóa kèm các mẫu email thông dụng nhất. Chúng ta hãy bắt đầu thôi nào!


1. Bố cục tổng quan chung lúc viết thư điện tử bằng tiếng Anh

Bước đầu tiên bạn nên làm để viết được một e-mail thật chuyên nghiệp bằng tiếp Anh đó là nắm vững tía cục. Quan sát chung, những email long trọng dù viết bằng ngôn ngữ nào cũng cần có ba phần chính là mở đầu, nội dung chính kết thúc.

Bạn đang xem: Cách trả lời thư bằng tiếng anh

Để giúp bạn dễ ợt hình dung, tiencuongmobile.com.vn vẫn chỉ ra bố cục tổng quan chung này dựa trên email cụ thể bên dưới:

1.1. Phần bắt đầu email giờ đồng hồ Anh

Nội dungEmail ví dụ
Lời chàoDear Ms. Wilson,⟶ Thưa/ giữ hộ bà Wilson,
Lời bắt đầu (không bắt buộc)I hope this e-mail finds you well.⟶ Tôi mong là bà vẫ khỏe./ Bà vẫn khỏe chứ?
Nội dungEmail ví dụ
Mục đích viết mailWith reference lớn our previous meeting, I would lượt thích to send you the quotation of our fingerprint door locks.⟶ tương quan đến buổi họp trước của bọn chúng ta, tôi xin gửi tới bà báo giá của các mẫu khóa cửa tinh chỉnh và điều khiển bằng vân tay của bên chúng tôi.
Nội dung chi tiếtThe prices of all models are stated in the detailed quotation attached below.⟶ giá của toàn bộ các chủng loại được đề cập trong báo giá cụ thể đính kèm bên dưới.

1.2. Nội dung thiết yếu

Nội dungEmail ví dụ
Mục đích viết mailWith reference to our previous meeting, I would like to send you the quotation of our fingerprint door locks.⟶ liên quan đến cuộc họp trước của bọn chúng ta, tôi xin mang đến bà báo giá của các mẫu khóa cửa tinh chỉnh và điều khiển bằng vân tay của mặt chúng tôi.
Nội dung đưa ra tiếtThe prices of all models are stated in the detailed quotation attached below.⟶ giá bán của toàn bộ các mẫu được đề cập trong báo giá chi tiết đính kèm mặt dưới.

1.3. Kết thúc thư

Nội dungEmail ví dụ như
Đề nghị góp đỡ/cung cấp thêm tin tức nếu tín đồ đọc gồm nhu cầuFor further information, please contact me via email or at 0984 867 1xx.⟶ Để biết thêm thông tin chi tiết, vui lòng contact với tôi qua e-mail hoặc gọi số 0984 867 1xx.
Mong mong muốn nhận được phản hồi nhanh chóngI’m looking forward lớn hearing from you.⟶ Tôi ý muốn sớm nhận được phản hồi từ bà.
Lời cảm ơn bạn đọcThanks!⟶ Cảm ơn bà!
Ký tênYours truly,⟶ Trân Trọng,(ký tên)

*

Đăng ký liền tayLấy ngay tiến thưởng khủng


Đăng ký liền tay - rước ngay tiến thưởng khủng


Nhận ưu đãi học phí khóa học lên đến mức 40%


Khóa học mà các bạn quan tâm:Khóa học Tiếng Anh giao tiếp Ứng dụngKhóa học Luyện thi IELTS OnlineKhóa học Luyện thi IELTSKhóa học trình bày Tiếng AnhKhóa học tập Tiếng Anh đến dân ITKhóa học tập Tiếng Anh cho người mất gốc

2. Bí quyết viết thư điện tử bằng giờ Anh chăm nghiệp

2.1. Cách viết lời xin chào đầu thư

Để đảm bảo tính chuyên nghiệp của một thư điện tử công việc, bạn nên làm dùng ‘Dear…,’ thay vày ‘Hi…,’ tuyệt ‘Hello…,’ chúng ta nhé.

Phía sau ‘Dear’ họ sẽ để tên của người nhận. Tên bạn nhận nên viết sau ‘Mr.’ (dùng mang lại nam, không rành mạch đã kết hôn hay chưa) hoặc ‘Ms.’ (dùng mang lại nữ, không biệt lập đã kết hôn xuất xắc chưa). Ta hoàn toàn có thể dùng ‘Miss’ nhằm dùng cho những người phụ chị em chưa kết hôn và ‘Mrs.’ cho tất cả những người phụ cô bé đã kết hôn. Mặc dù nhiên, nếu bạn không biết về tình trạng hôn nhân hoặc muốn đề cao sự tôn trọng với cuộc sống thường ngày riêng bốn của bạn nhận, chúng ta cũng có thể dùng ‘Ms.’.

Lưu ý:

Nếu tín đồ nhận là tín đồ nước ngoài, sau ‘Mr.’ hoặc ‘Ms.’, ta sẽ viết chúng ta (last name) thay bởi vì tên (first name) của fan nhận. Ví dụ, tín đồ nhận tên Sarah (tên) Parker (họ), ta viết lời chào là ‘Dear Ms. Parker,’. Hoặc ta cũng có thể viết đầy đủ tên họ của mình theo tứ tự first name (tên) trước, last name (họ) sau. Ví dụ: ‘Dear Ms. Sarah Parker,’.Nếu bạn nhận là người việt nam Nam, ta rất có thể viết thương hiệu đệm với tên bao gồm (VD: Mr. Anh Tuấn) hoặc tên họ khá đầy đủ của chúng ta (VD: Mr. Đoàn Anh Tuấn).Trong trường thích hợp ta đắn đo tên fan nhận, ta hoàn toàn có thể viết ‘Dear Sir,’ (dành đến nam, không biệt lập đã kết hôn tuyệt chưa) hoặc ‘Dear Madam,’ (dành mang đến nữ, không riêng biệt đã kết hôn giỏi chưa). Mặc dù nhiên, bạn không nên dùng giải pháp này liên tục mà nên cố gắng tìm phát âm tên của tín đồ nhận chúng ta nhé.Trong trường hợp fan nhận là nhiều người, ta sẽ dựa vào trường hợp cụ thể để gọi những người dân đó. Ví dụ:

. Dear team,(Gửi team,) . Dear Accounting Department, (Gửi phòng Kế toán,) . Dear kinh doanh Team và HR team, (Gửi team marketing và team HR,)

2.2. Giải pháp viết lời mở màn email bởi tiếng Anh

Trước khi tò mò về số đông mẫu câu lời mở đầu, các bạn nên lưu ý rằng câu hỏi viết lời khởi đầu không bắt buộc. Sau thời điểm viết lời chào, bạn cũng có thể trình bày luôn mục đích viết email.

Lời khởi đầu thường được phân thành hai dạng:

Hỏi thăm sức mạnh người nhận.Cảm ơn bởi trước đó người nhận đã đánh giá email của bạn hoặc công ty động e-mail cho bạn.

Lưu ý:

Việc hỏi thăm sức khỏe không cần dùng với mọi đối tượng người dùng người nhấn mà nên làm dùng với đa số người bạn đã có mối dục tình khá thân thương và thoải mái và dễ chịu hoặc cảm thấy họ say mê được hỏi thăm. Đối với những đối tượng còn lại, bạn nên trực tiếp đi liền mạch vào mục đích viết thư điện tử vì có không ít người khi có tác dụng việc, họ đam mê ngắn ngọn và vào trực tiếp vấn đề nhằm tiếp kiệm thời gian.

Bảng tổng hợp các lời mở đầu:

Tiếng AnhTiếng Việt
I hope this (email) finds you well.Tôi hy vọng ông/ bà/ v.v. Vẫn khỏe.
I hope you had a great week.Tôi mong muốn ông/ bà/ v.v. Vẫn có 1 tuần tuyệt vời.
I hope you are all doing well.Tôi hi vọng mọi người đều khỏe.
Thank you for getting back lớn me.Cảm ơn vày đã bình luận tôi.
Thank you for contacting me/ us/ ABC (tên công ty).Cảm ơn do đã tương tác với tôi/ chúng tôi/ ABC.
I’m/ We’re happy to receive your email.Tôi/ chúng tôi vui khi dấn được thư điện tử của bạn/ ông/ bà/ v.v.

2.3. Trình bày mục đích viết thư bằng tiếng Anh

2.3.1. Khi ý kiến thư
Tiếng AnhTiếng Việt
I’m writing khổng lồ reply khổng lồ your… … : Điền (cụm) danh từ bỏ hoặc v-ingTôi viết e-mail này để phản hồi về… của bạn. Ví dụ: I’m writing to reply to lớn your concern about the shipping delay. ⟶ Tôi viết email này nhằm phản hồi lo lắng của chúng ta về vụ việc việc giao hàng bị trì hoãn.
I’m writing with/ in regard khổng lồ your… … : Điền (cụm) danh tự hoặc v-ingTôi viết e-mail này để đánh giá về… của bạn. Ví dụ: I’m writing with regard khổng lồ your request for a product exchange.⟶ Tôi viết e-mail này để đánh giá yêu cầu đổi thành phầm của ông/ bà.
2.3.2. Khi dữ thế chủ động viết thư
Tiếng AnhTiếng Việt
With reference to… (1), I would lượt thích to… (2) … (1): Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing … (2): Điền rượu cồn từ nguyên chủng loại và sau đó là những thành phần quan trọng khácLiên quan liêu đến…, tôi muốn… Ví dụ: With reference khổng lồ our last discussion (1), I would lượt thích to send you the list of the VIP guests (2). ⟶ tương quan tới buổi bàn thảo gần đây nhất của bọn chúng ta, tôi gửi đến anh/ chị/ bạn danh sách các khách VIP.
I’m writing to… … : Điền đụng từ nguyên mẫu và tiếp nối là các thành phần cần thiết khácTôi viết thư điện tử này để… Ví dụ: I’m writing this email to request for a hàng hóa exchange. ⟶ Tôi viết e-mail này để yêu mong đổi sản phẩm.
I’m writing with/ in regard to… … : Điền (cụm) danh từ bỏ hoặc v-ingTôi viết thư điện tử này để bàn về/ tương quan đến… Ví dụ: I’m writing with regard lớn our upcoming event. ⟶ Tôi viết thư điện tử này nhằm bàn về sự kiện tiếp đây của chúng ta.
I’m reaching out to… … : Điền cồn từ nguyên chủng loại và tiếp nối là những thành phần cần thiết khácTôi liên lạc để… Ví dụ: I’m reaching out khổng lồ make a complaint about your delivery service. ⟶ Tôi liên lạc để khiếu nề hà về dịch vụ ship hàng của bên bạn.
I wish to draw your attention to… … : Điền (cụm) danh tự hoặc v-ingTôi ý muốn muốn bạn có thể quan tâm đến… Ví dụ: I wish to lớn draw your attention khổng lồ the problem we’re having with the photocopier we purchased from your company last week. ⟶ Tôi ước ao muốn bạn có thể quan trung khu đến vụ việc mà shop chúng tôi đang chạm mặt phải với sản phẩm công nghệ photocopy mà công ty chúng tôi mua từ doanh nghiệp bạn tuần trước.

2.4. Những thông tin cụ thể khi viết email bằng giờ Anh

2.4.1. Giải pháp viết thư đưa ra yêu ước hoặc hỏi thông tin
Tiếng AnhTiếng Việt
I would (highly) appreciate it if you could… … : Điền đụng từ nguyên mẫu và tiếp nối là các thành phần cần thiết khác Tôi sẽ (rất) cảm kích nếu như khách hàng có thể… Ví dụ: I would highly appreciate it if you could send me the các mục of the office supplies that your department needs before this Friday. ⟶ Tôi sẽ rất cảm kích nếu bạn có thể gửi tôi danh sách đồ văn phòng công sở phẩm nhưng mà phòng ban của bạn cần trước sản phẩm Sáu này.

Xem thêm: 35 Tình Huống Giao Tiếp Tiếng Anh, 35 Tình Huống Tiếng Anh Giao Tiếp Thông Dụng Nhất

I would be grateful if you could… … : Điền rượu cồn từ nguyên mẫu mã và kế tiếp là những thành phần quan trọng khácTôi sẽ cảm kích nếu bạn có thể… Ví dụ: I would be grateful if you could inform me of the number of attendants of our upcoming event. ⟶ Tôi đã cảm kích nếu chúng ta có thể thông báo mang đến tôi số lượng người tham dự của sự kiện sắp tới của bọn chúng ta.
It would be great if you could… … : Điền động từ nguyên mẫu mã và tiếp nối là các thành phần quan trọng khácSẽ thiệt tuyệt nếu khách hàng có thể… Ví dụ: It would be great if you could help us get the tương tác of Ms. Wilson- the client we mentioned in our discussion this morning. ⟶ vẫn thật tốt nếu bạn cũng có thể giúp công ty chúng tôi xin thông tin liên lạc của bà Wilson- quý khách hàng mà chúng ta đã đề cập đến trong buổi trao đổi sáng nay.
It would be a great support/ help if you could… … : Điền đụng từ nguyên chủng loại và tiếp nối là những thành phần quan trọng khácSẽ là một trong sự hỗ trợ/ trợ giúp tuyệt vời nếu khách hàng có thể… Ví dụ: It would be a great help if you could send us the minutes of our last meeting tomorrow. ⟶ Sẽ là một sự giúp đỡ tuyệt vời nếu bạn có thể gửi cho công ty chúng tôi biên phiên bản của cuộc họp vừa mới đây nhất trong ngày mai.
2.4.2. ý kiến về yêu mong hoặc hỗ trợ thông tin
Tiếng AnhTiếng Việt
The… that you need is attached below. … : Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing … nhưng bạn cần được đính kèm mặt dưới. Ví dụ: The menu of VIP guests that you need is attached below. ⟶ list khách VIP mà bạn cần phải đính kèm mặt dưới.
The… that you’re seeking can be found in the… attachment below. … : Điền (cụm) danh từ bỏ hoặc v-ing … mà ai đang tìm kiếm rất có thể được kiếm tìm thấy trong file gắn kèm bên dưới. Ví dụ: The detailed price information that you’re seeking can be found in the attachment below. ⟶ Thông tin túi tiền chi tiết mà ai đang tìm kiếm hoàn toàn có thể được tìm kiếm thấy vào tệp đính thêm kèm mặt dưới.
I’m/ We’re glad to inform you that I/ we can… … : Điền động trường đoản cú nguyên mẫu và sau đó là những thành phần cần thiết khácTôi/ chúng tôi lấy làm cho vui khi thông tin với các bạn rằng tôi/ công ty chúng tôi có thể… Ví dụ: I’m glad to lớn inform you that I can absolutely get the tương tác you need within today. I will forward the information to you as soon as I get it. ⟶ Tôi lấy làm vui khi thông tin với các bạn rằng tôi chắc chắn rằng có thể lấy thông tin liên lạc mà các bạn cần trong thời gian ngày hôm nay. Tôi sẽ chuyển tiếp thông tin đến bạn ngay trong lúc tôi nhận được.
2.4.3. Cách viết thư năng khiếu nại bởi tiếng Anh
Tiếng AnhTiếng Việt
… has negatively affected… … : Điền (cụm) danh từ bỏ hoặc v-ing … vẫn (và đang) tác động ảnh hưởng tiêu cực lên… Ví dụ: The delay in your delivery has negatively affected our productivity. We need the equipment for our production. ⟶ Sự trì hoãn/ đủng đỉnh trong việc ship hàng của bên chúng ta đã và đang ảnh hưởng tiêu cực lên năng suất của chúng tôi. Bọn chúng tôi cần thiết bị để sản xuất.
I/ We found… (1) (very/ quite)… (2) … (1): Điền (cụm) danh trường đoản cú hoặc v-ing … (2): Điền tính từTôi/ công ty chúng tôi thấy… (rất/ khá)… Ví dụ: We found the chất lượng of the printer quite disappointing. ⟶ shop chúng tôi thấy chất lượng của máy in khá đáng thất vọng.
I/ We absolutely would like to see your immediate effort in… … : Điền (cụm) danh từ bỏ hoặc v-ingTôi/ chúng tôi hoàn toàn ý muốn thấy sự nỗ lực cố gắng tức thì của (các) chúng ta trong việc… Ví dụ: We absolutely would like to see your immediate effort in improving the service. ⟶ công ty chúng tôi hoàn toàn ý muốn thấy sự nỗ lực tức thì của bên bạn trong việc nâng cao dịch vụ.
I’m/ We are interested in how your company can hóa trang for… I/ we have experienced. … : Điền (cụm) danh từ hoặc v-ingTôi/ cửa hàng chúng tôi đang ân cần về vấn đề công ty bạn có thể bồi thường ra sao cho … mà cửa hàng chúng tôi phải trải qua. Ví dụ: We are interested in how your company can 3d for the inconvenience that we have experienced. ⟶ bọn chúng tôi lưu ý đến việc công ty của bạn có thể bồi thường ra sao cho sự phiền phức mà công ty chúng tôi đã trải qua.
Unless this problem is solved promptly và thoroughly, then, unfortunately, we will have khổng lồ take further action.Nếu vấn đề này ko được giải quyết nhanh chóng và thấu đáo, shop chúng tôi e rằng cửa hàng chúng tôi sẽ phải gồm biện pháp quyết liệt hơn.
2.4.4. Phương pháp viết thư điện tử xin lỗi bởi tiếng Anh
Tiếng AnhTiếng Việt
I/ We sincerely apologized for… … : Điền (cụm) danh tự hoặc v-ing Tôi/ shop chúng tôi chân thành xin lỗi về… Ví dụ: We sincerely apologized for your unpleasant experience. ⟶ công ty chúng tôi chân thành xin lỗi về trải đời không giỏi của bạn.
Please allow me/ us khổng lồ apologize for… … : Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing Cho phép tôi/ shop chúng tôi được xin lỗi về… Ví dụ: Please allow us lớn apologize for the delay in the delivery of your order. ⟶ chất nhận được tôi/ cửa hàng chúng tôi được xin lỗi về sự lờ đờ trong việc giao giao dịch của bạn.
Please accept my/ our sincere apology for… … : Điền (cụm) danh từ bỏ hoặc v-ingMong bạn sẽ chấp thừa nhận lời xin lỗi tâm thành của tôi/ chúng tôi về… Ví dụ: Please accept our sincere apology for the inconvenience. ⟶ Mong bạn sẽ chấp dấn lời xin lỗi thực bụng của cửa hàng chúng tôi về sự bất tiện này.
Please let us know what we can do to compensate for… … : Điền (cụm) danh trường đoản cú hoặc v-ingMong các bạn cho chúng tôi biết cửa hàng chúng tôi có thể làm những gì để bồi thường/ bù đắp cho… Ví dụ: Please let us know what we can bởi vì to compensate for your unpleasant experience. ⟶ mong muốn bạn cho công ty chúng tôi biết cửa hàng chúng tôi có thể làm cái gi để bù đắp đến trải nghiệm không xuất sắc của bạn.
2.4.5. Thư thông báo hoặc vướng mắc về file thêm kèm
Tiếng AnhTiếng Việt
Kindly find the information in the attachment(s) below. Vui lòng đọc tin tức trong (những) tệp đính thêm kèm mặt dưới.
You can find… in the file(s) attached below. … : Điền (cụm) danh trường đoản cú hoặc v-ing Bạn hoàn toàn có thể tìm thấy… trong (những) tệp được gắn thêm kèm bên dưới. Ví dụ: You can find the detailed quotation in the file attached below. ⟶ chúng ta có thể tìm thấy báo giá chi tiết trong tệp được gắn kèm mặt dưới.
Please accept my/ our sincere apology for… … : Điền (cụm) danh từ hoặc v-ingMong bạn sẽ chấp nhận lời xin lỗi thật tâm của tôi/ shop chúng tôi về… Ví dụ: Please accept our sincere apology for the inconvenience. ⟶ Mong các bạn sẽ chấp nhấn lời xin lỗi thực lòng của công ty chúng tôi về sự bất tiện này.

Xem thêm: Khám Phá Công Dụng Thần Kỳ Của Bột Trà Xanh : 6 Công Dụng Và Cách Làm

I’m sending you … as an attachment. … : Điền (cụm) danh từ hoặc v-ingTôi gửi cho chính mình … dưới dạng tệp thêm kèm. Ví dụ: I’m sending you the contract as an attachment. ⟶ Tôi gửi cho bạn hợp đồng dưới dạng tệp gắn thêm kèm.
I’m afraid I can’t mở cửa the attachment(s). Could you please help me check it/ them?Tôi e là tôi quan trọng mở (các) tệp đính thêm kèm. Chúng ta có thể giúp tôi kiểm tra nó/ chúng được không?
Could you please send… again in PDF format? … : Điền (cụm) danh tự hoặc v-ingBạn có thể gửi lại … bên dưới dạng PDF được không? Ví dụ: Could you please send the contract again in PDF format? ⟶ chúng ta cũng có thể gửi lại vừa lòng đồng dưới dạng PDF được không?
2.4.6. Đề nghị giúp sức hoặc cung cấp thêm tin tức – trình bày sự mong chờ phản hồi
Tiếng AnhTiếng Việt
For further information, please reach/ liên hệ me at… … : Điền địa chỉ cửa hàng email/ số năng lượng điện thoại/ cả nhì Để hiểu thêm thông tin, vui lòng tương tác với tôi qua… Ví dụ: For further information, please reach me at abc
kimsa88
cf68